God e-posthåndtering i advokatfirmaer bygger på arkivplikt og taushetsplikt, og på å vite hvor korrespondansen i en sak faktisk befinner seg den dagen noen trenger den. En ryddig innboks alene løser ikke det.
Hvorfor e-posthåndtering er en del av advokatens ansvar
De fleste saker starter og fortsetter i e-post. Klienten sender dokumenter, motparten svarer, retten sender kjennelser. Denne korrespondansen er ofte like viktig som dokumentene i selve saksmappen. Likevel lever den et eget liv i den enkelte ansattes innboks hvis firmaet ikke har en bevisst rutine for det.
Det skaper to problemer. For det første blir e-post lett borte fra saksbildet, spesielt når en medarbeider slutter eller bytter rolle. For det andre kan advokatfirmaet komme i konflikt med egne plikter etter loven. Korrespondanse knyttet til et oppdrag skal i utgangspunktet kunne gjenfinnes og oppbevares forsvarlig
Hva regelverket krever
Etter advokatloven § 36 skal advokater holde et forsvarlig arkiv over dokumenter som er mottatt eller produsert i forbindelse med et advokatoppdrag. E-post som inneholder avtaler, instruksjoner eller annen arkivverdig informasjon faller inn under denne plikten på samme måte som papirdokumenter og filer.
I tillegg gjelder taushetsplikten fullt ut for elektroniske arkiv. Advokatforeningens etikkutvalg har pekt på at firmaer ikke bør ha elektroniske arkiv som er åpne for alle ansatte. Det gjelder også e-post, uavhengig av hvem som jobber med saken. Det betyr at e-posthåndtering i advokatfirmaer ikke bare er et spørsmål om lagring, men også om hvem som faktisk skal ha tilgang.
Oppbevaringstiden varierer etter avtale og sakstype, men Advokatforeningen anbefaler normalt fem til ti år etter avsluttet oppdrag, med mindre annet er avtalt med klienten. Les mer om oppbevaringsplikten hos Advokatforeningen.
Vanlige fallgruver i det daglige
De fleste avvik oppstår ikke fordi noen bevisst bryter reglene, men fordi e-posthåndteringen aldri ble en del av det faste arbeidet. Noen kjente fallgruver:
E-post knyttet til en sak blir liggende i den enkelte advokatens innboks i stedet for å knyttes til saksmappen. Når vedkommende slutter, forsvinner deler av sakshistorikken med dem.
Sensitiv klientinformasjon sendes ukryptert til feil mottaker, gjerne fordi autoutfylling i e-postklienten foreslår feil adresse. Dette er en av grunnene til at vanlig e-post ikke er godt nok for sikker dokumentdeling i saker med taushetsbelagt innhold.
Tilgangen til e-postarkivet følger ikke sakstilgangen for øvrig, slik at ansatte uten tilknytning til en sak likevel kan søke seg fram til korrespondansen.
Gode rutiner for e-posthåndtering i advokatfirma
Et par faste vaner reduserer risikoen betraktelig. Knytt e-post til riktig sak fortløpende, ikke bare ved avslutning. Sett tydelige regler for hvem som har tilgang til hvilke saker, også i e-postsystemet. Bruk kryptert eller sikker deling for dokumenter med sensitivt innhold, i stedet for vedlegg i vanlig e-post. Og avklar oppbevaringstid og sletterutiner som en fast del av firmaets rutinebeskrivelse, ikke noe som besluttes fra sak til sak.
Advisor Desktop: Gjør e-posthåndteringen praktisk
Teorien er grei nok. Utfordringen er å få de gode rutinene til å skje av seg selv i en travel arbeidsdag. Ingen skal måtte huske å logge inn i et annet system for å arkivere hver e-post. Det er dette Advisor Desktop, Advisor247+ sitt tillegg til Outlook, er laget for å løse.
Når en e-post kommer inn, foreslår Advisor Desktop hvor den bør lagres. Er avsenderens e-postadresse allerede registrert på en klient, hentes klienten og de tilhørende sakene automatisk opp i tillegget. Da er det bare å dra e-posten over med musen for å lagre den på riktig sak.
Finnes det ingen klient med den adressen fra før, ser Advisor Desktop i stedet om adressen har vært brukt på en sak tidligere. Da foreslås den saken. Tillegget kan også foreslå sak basert på domenet til avsenderen, noe som er nyttig når flere personer i samme organisasjon sender e-post om samme sak.
Er verken klient eller sak opprettet ennå, er ikke det noe hinder. Begge deler kan opprettes direkte fra Outlook-tillegget, uten å bytte til Advisor247+ i nettleseren.
Advisor Desktop dekker mer enn selve lagringen. Timer kan føres direkte i tillegget mens du fortsatt står i Outlook. Slik går ikke fakturerbar tid tapt fordi du må bytte program for å registrere den.
Det samme gjelder når du skal sende e-post. Dokumenter som allerede ligger på en sak kan hentes rett inn i Advisor Desktop og legges ved e-posten direkte. Du slipper å laste dem ned til egen maskin først. Skal du sende et Word-dokument, kan det konverteres til PDF med ett klikk i det du legger det ved. Du kan også hente opp tidligere e-post fra saken og legge ved som vedlegg i en ny henvendelse.
Til sammen gjør dette at e-posthåndteringen skjer der arbeidet allerede foregår, i innboksen. Det blir ikke en separat oppgave etter at saken er ferdig. Det henger direkte sammen med dokumenthåndteringen i Advisor247+, som sikrer at alt havner samlet uansett om det kom inn som e-post, brev eller opplastet fil.
FAQ om e-posthåndtering for advokatfirmaer
Hvor lenge må advokatfirmaer oppbevare e-post?
Det avhenger av oppdragsavtalen og sakstype, men Advokatforeningen anbefaler normalt fem til ti år etter avsluttet oppdrag for dokumenter som faller inn under arkivplikten i advokatloven § 36.
Kan alle ansatte i firmaet ha tilgang til e-postarkivet?
Nei. Taushetsplikten gjelder også internt, og elektroniske arkiv bør ikke være åpne for alle eller tilnærmet alle medarbeidere uavhengig av hvem som har oppdraget.
Må e-post knyttet til en sak journalføres eller arkiveres separat?
E-post med arkivverdig innhold, altså informasjon som er relevant for oppdraget, bør knyttes til riktig saksmappe på samme måte som andre dokumenter. Det er innholdet, ikke formatet, som avgjør om noe faller inn under arkivplikten.
Hva skjer med e-post når en advokat slutter eller firmaet avvikles?
Arkivplikten gjelder også etter at advokaten har avviklet virksomheten. Derfor bør e-post være knyttet til saken i et felles system, ikke bare ligge i en personlig innboks som forsvinner med brukeren.
Er vanlig e-post trygt nok for sensitiv klientkommunikasjon?
Ikke alltid. Ukryptert e-post er sårbar for feilsendinger og uautorisert innsyn. For dokumenter med sensitivt innhold anbefales sikker deling fremfor vedlegg i vanlig e-post.
Hvordan vet Advisor Desktop hvilken sak en e-post hører til?
Tillegget bruker avsenderens e-postadresse til å foreslå klient og sak automatisk, eller ser om adressen er brukt på en sak tidligere. Finnes ingen treff, kan sak foreslås basert på domenet til avsenderen.
Må jeg laste ned dokumenter for å sende dem fra Outlook?
Nei. I Advisor Desktop kan du hente dokumenter direkte fra saken og legge dem ved e-posten uten mellomlagring, og konvertere Word-filer til PDF i samme steg.
