Advokatfirmaet Ytterbøl & Co AS er østfoldregionens største advokatfirma, med totalt 22 ansatte fordelt på kontorer i Fredrikstad, Sarpsborg og Moss. Av de ansatte er 16 advokater og én advokatfullmektig. Firmaet dekker de fleste fagfelt og betjener både næringsmarkedet og privatmarkedet.
Med to jevnstore kontorer og et bredt saksfelt stilte firmaet høye krav til systemet som skulle håndtere sak- og dokumentbehandling, rapportering og fakturering for alle brukerne på tvers av lokasjonene.
Utfordringen: dårlig oversikt og svak rapportering
Før overgangen til Advisor247+ brukte Ytterbøl & Co et eldre system som ikke ga den oversikten de trengte.
Vi savnet å ha et godt system for sak- og dokumentbehandling. I tillegg var rapporteringen i det gamle systemet dårlig.
Mette Ingersdatter Nappen, Administrasjonssjef i Advokatfirmaet Ytterbøl & Co
Kjennskapet til Advisor AS ble videreformidlet via Eurojuris Norge, og når de fikk presentert skyløsningen Advisor, startet prosessen med å bytte system.
Svak rapportering i et advokatfirma av denne størrelsen er et reelt problem. Uten gode oversikter over produksjon, fakturering og saksportefølje er det vanskelig å styre firmaet effektivt, fordele kapasitet og ta beslutninger basert på faktiske tall fremfor magefølelse. Dette er et tema som går igjen i timeregistrering og lønnsomhetsstyring for advokatfirmaer: dataene er der, men bare nyttige hvis systemet gjør dem tilgjengelige.
Veien til Advisor for Advokatfirmaet Ytterbøl & Co AS
Ytterbøl & Co ble kjent med Advisor gjennom Eurojuris Norge, som tok initiativ til å bytte fra sitt tidligere system til skyløsningen Advisor247+. Det var ikke første gang firmaet hadde vurdert systembytte.
Vi hadde allerede sett på to andre systemer, så da Eurojuris Norge tok initiativ til å bytte fra vårt tidligere system til skyløsningen, ble vi med på dette.
Mette Ingersdatter Nappen, Administrasjonssjef i Advokatfirmaet Ytterbøl & Co
Overgangen fra andre systemer til Advisor er en av de vanligste migreringsveiene Advisor gjennomfører. Data overføres fra det eksisterende systemet, slik at historiske saker, klienter og dokumenter følger med inn i det nye systemet uten at firmaet mister historikken sin.
Implementeringen: intern prosjektgruppe og tett samarbeid
Internt hos Ytterbøl & Co var det administrasjonssjefen som hadde hovedansvaret og var kontaktpersonen mot Advisor. To superbrukere deltok også i prosjektet og sikret at firmaets egne behov og arbeidsprosesser ble ivaretatt gjennom implementeringen.
Denne modellen, med en dedikert intern prosjektgruppe kombinert med tett rådgivning fra Advisor, er en god mal for systembytte i firmaer av denne størrelsen. Advisor gir råd, finner løsninger og leder kunden gjennom implementeringen, men det er den interne gruppen som kjenner firmaet best og tar ansvaret for at overgangen går som planlagt.
Resultater i praksis
Etter overgangen til Advisor247+ er Ytterbøl & Co i en annen situasjon enn før. Mette Ingersdatter Nappen oppsummerer det slik:
Vi har en langt bedre oversikt på våre klienter og saker. Det er enkelt å ta ut rapporter på produksjon og fakturering. Vi har også fått tilpasninger som har gjort løsningen enda mer skreddersydd for oss, og dette gikk raskt.
Mette Ingersdatter Nappen, Administrasjonssjef
De tre konkrete gevinstene hun trekker frem er representative for hva advokatfirmaer typisk opplever etter et vellykket systembytte:
Bedre klient- og saksoversikt gjør at advokater og administrasjon alltid har oppdatert informasjon tilgjengelig, på tvers av kontorer og brukere. Enkel rapportering på produksjon og fakturering gir ledelsen grunnlaget for å styre firmaet aktivt, ikke reaktivt. Tilpasninger som kan gjennomføres raskt gjør at systemet kan justeres når arbeidsflytene endres, uten lang ventetid.
Hva gjorde samarbeidet vellykket?
Et systembytte er ikke bare en teknisk øvelse. Det krever at noen internt tar eierskap, at kommunikasjonen mellom firma og leverandør er god, og at implementeringen er tilpasset firmaets faktiske arbeidsflyt.
Hos Ytterbøl & Co var kombinasjonen av engasjerte interne ressurser og erfaren rådgivning fra Advisor avgjørende. Datamigrering ble gjennomført som en del av implementeringen, slik at firmaet startet opp i det nye systemet med all historikk intakt.
Ofte stilte spørsmål
Hvem er Advokatfirmaet Ytterbøl & Co? Advokatfirmaet Ytterbøl & Co AS er østfoldregionens største advokatfirma, med 22 ansatte og kontorer i Fredrikstad, Sarpsborg og Moss. Firmaet dekker de fleste fagfelt og betjener både næringsliv og privatpersoner.
Hvilket system brukte Ytterbøl & Co før Advisor247+? Firmaet kom fra et annet system og byttet til skyløsningen Advisor247+ etter anbefaling fra Eurojuris Norge.
Hva var de viktigste gevinstene etter systembytte? Bedre oversikt over klienter og saker, enklere rapportering på produksjon og fakturering, og muligheten for raske tilpasninger som gjør systemet skreddersydd for firmaets arbeidsflyt.
Kan man overføre data fra andre systemer til Advisor247+? Ja. Advisor gjennomfører datamigrering fra andre systemer som en del av implementeringen, slik at historiske data følger med over i det nye systemet.
Hvordan foregår implementeringen hos Advisor? Advisor rådgir og leder implementeringen, mens firmaet gjerne setter opp en intern prosjektgruppe med en kontaktperson og superbrukere. Denne modellen sikrer at firmaets egne behov og prosesser ivaretas gjennom overgangen.
Passer Advisor247+ for advokatfirmaer med flere kontorer? Ja. Advisor247+ er en skybasert løsning som er tilgjengelig for alle brukere uavhengig av hvilken lokasjon de sitter på, med felles klient- og saksregister på tvers av kontorene.
