Digital signering er en metode for å innhente juridisk bindende signaturer på dokumenter uten at noen trenger å skrive under på papir. Mottakeren identifiserer seg elektronisk, gjerne via BankID, og signaturen er rettslig gyldig på lik linje med en håndskrevet underskrift.
For advokatfirmaer er dette ikke bare en praktisk forenkling. Det berører tempo, sikkerhet og klientopplevelse i en bransje der tid og presisjon teller.
Hva er digital signering?
Digital signering innebærer at en eller flere parter signerer et dokument via en elektronisk løsning. I Norge er BankID den vanligste metoden for identifisering, og signaturer gjennomført med BankID tilfredsstiller kravene til elektronisk signatur etter eIDAS-forordningen, som er gjennomført i norsk rett.
Det betyr at et digitalt signert dokument i de fleste sammenhenger har samme rettslige tyngde som et papirdokument med håndskrevet underskrift. Det finnes unntak, blant annet for visse typer avtaler som etter loven krever fysisk underskrift, men for det store flertallet av dokumenter et advokatfirma håndterer daglig, er digital signering fullt gyldig.
Hvilke dokumenter kan signeres digitalt?
De fleste dokumenter et advokatfirma sender til klient eller motpart for underskrift kan signeres digitalt. Typiske eksempler er oppdragsbekreftelser, fullmakter, avtaler, forliksforslag og godkjenning av prosessdokumenter. Dokumenter som krever notarbekreftet underskrift eller skriftlig form etter spesifikke lovkrav faller utenfor, men de utgjør et fåtall av den totale dokumentmengden.
Problemet med manuell signering
Den tradisjonelle flyten er kjent: dokumentet skrives ut, signeres for hånd, skannes og sendes tilbake. I beste fall tar det noen timer. Ofte tar det dager, særlig når klienten er opptatt, er på reise, eller rett og slett ikke prioriterer det umiddelbart.
Det gir også lite oversikt. Du vet ikke om klienten har åpnet dokumentet, om det er sendt til rett person, eller hvor langt i prosessen signeringen er. Skal du purre? Har de kanskje allerede sendt noe tilbake? Det er en unødvendig kilde til usikkerhet i en ellers strukturert saksprosess.
I tillegg er håndskrevne signaturer vanskeligere å verifisere. En digital signatur med BankID er knyttet til en verifisert identitet og tidsstemplet, noe som gir bedre sporbarhet og sikkerhet enn en underskrift på papir. For advokatfirmaer som allerede bruker sikker dokumentdeling som en del av klientkommunikasjonen, er digital signering et naturlig steg i samme retning.
Slik fungerer digital signering i Advisor
Advisor er integrert med Verified, som er en leverandør av elektronisk signering. Det betyr at du kan sende dokumenter til signering direkte fra platformen, uten å opprette en egen avtale med en ekstern leverandør.
Sende til signering. Du velger dokumentet du vil sende til signering fra saken i Advisor og sender det direkte derfra. Mottakeren får en forespørsel og gjennomfører signeringen via BankID.
Signerte dokumenter samles automatisk. Når et dokument er signert, mottar du en e-post med bekreftelse. Samtidig opprettes det automatisk en mappe på saken som heter «Signerte dokumenter», og det signerte dokumentet legges inn der. Du trenger ikke laste ned og lagre noe manuelt.
Oversikt per sak. På saksoversikten i Advisor finner du en egen fane som heter «Digital signering». Her kan du til enhver tid følge alle signeringsforsendelser knyttet til den aktuelle saken: hvem som har signert, hvem som mangler signatur, og statusen på den enkelte forsendelsen.
Det gir deg full oversikt uten å måtte sjekke e-post eller kontakte klienten for å høre om dokumentet er underskrevet.
Ofte stilte spørsmål
Er en digital signatur juridisk gyldig i Norge? Ja, for de aller fleste dokumenttyper. BankID-signaturer tilfredsstiller kravene i eIDAS-forordningen og regnes som avansert elektronisk signatur. Noen dokumenttyper krever spesifikk form etter norsk lov og faller utenfor, men de er i mindretall.
Trenger klienten en egen konto eller abonnement for å signere? Nei. Klienten mottar en lenke og signerer med BankID. Det krever ingen registrering eller egne kontoer hos signeringstjenesten.
Hva skjer med det signerte dokumentet? Det signerte dokumentet lagres automatisk i en egen mappe på saken i Advisor, kalt «Signerte dokumenter». Du mottar også en e-postbekreftelse.
Kan man sende til flere signatarer på samme dokument? Det avhenger av oppsettet i Verified-integrasjonen. Kontakt Advisor for detaljer om hva som er støttet i din konfigurasjon.
Trenger vi en egen avtale med Verified for å bruke digital signering i Advisor? Nei. Integrasjonen er inkludert i Advisor, og du trenger ikke inngå en separat avtale med Verified.
Hvor finner vi signeringsstatusen på en sak? I saksoversikten i Advisor er det en egen fane som heter «Digital signering». Der kan du se status på alle signeringsforsendelser for den aktuelle saken.
