Sikker dokumentdeling: Hvorfor vanlig e-post ikke er godt nok

Sikker dokumentdeling av sensitiv informasjon i advokatpraksis

Som advokat eller juridisk medarbeider håndterer man regelmessig dokumenter og informasjon som er unntatt offentlighet og underlagt taushetsplikt. Dette kan være klientopplysninger, identiteter, kontrakter, helsedata og andre konfidensielle dokumenter. I slike saker kan vanlig e-post være et svært svakt ledd i sikkerhetskjeden.

Fordi e-post som standard ikke er kryptert slutt-til-slutt, kan e-poster som inneholder sensitiv informasjon potensielt bli avlest av uvedkommende dersom kontoen blir kompromittert eller sendt feil mottaker. Teknologieksperter har pekt på at e-post ikke er laget for sikker utveksling av sensitiv informasjon, og at advokater derfor bør unngå å bruke dette som kanal for slike dokumenter.

Man bør unngå å sende for eksempel fødselsnummer, helsedata, forretningshemmeligheter eller andre konfidensielle opplysninger via vanlig e-post. Datatilsynet anbefaler faktisk å bruke kryptering om fødselsnummer likevel skal sendes på usikret e-post. Ved å bruke en sikker klientportal fremstår du samtidig mer profesjonell og tillitvekkende overfor klienten.

Fordeler med sikker klientportal

Å bruke Advisor247+ sin klientportal gir konkrete fordeler i hverdagen:

• Effektivitet: Alt er samlet på ett sted. Du slipper å bruke tid på å kryptere hver fil, og du unngår misforståelser og tap av versjoner i e-posttråder.
• Tillit: Klienten ser at deres advokat benytter moderne, sikre verktøy. Dette signaliserer profesjonalitet og omsorg for deres privatliv.
• Fleksibilitet: Selv om klienter i mange tilfeller foretrekker portal, kan du fortsatt sende enkelte ting på andre måter etter behov. Men portalen dekker kjernen av dokumentflyten i sakene.
• Kontroll: Du har alltid full oversikt over hvem som har tilgang, og kan når som helst inndra deling. Dette gir trygghet om at ingen data blir værende ute lenger enn nødvendig.

Profesjonalitet og konklusjon

Samlet sett gir sikker dokumentdeling både bedre saksflyt og et sterkere profesjonelt omdømme. Klienter forventer i dag at advokater ivaretar personvernet aktivt. Ved å tilby en klar, trygg portal for dokumentdeling unngår du feil som kan skade klienten og deg selv. Husk at uansett hvor liten saken er, er taushet om klientinformasjon essensielt.

Følg oss på Instagram, Facebook & Linkedin for å holde deg oppdatert!