Å bytte advokatsystem er en beslutning mange advokatfirmaer utsetter lenger enn nødvendig. Her er tegnene på at det er på tide, og hva du bør tenke på før du gjør det.
Når begynner det å haste?
De fleste advokatfirmaer som vurderer å bytte advokatsystem gjør det ikke fordi de er misfornøyde en tirsdag formiddag. De bytter fordi noe til slutt sprenger terskelen. Det kan være at onboarding av nye advokater tar for lang tid, at integrasjoner mangler, at rapportering er umulig å stole på, eller at det rett og slett er én for mange ganger at noe ikke fungerer.
Problemet er at det er lett å venne seg til friksjon. Manuelle rutiner som egentlig burde vært automatisert, dokumenter som legges feil og må letes frem, timeregistrering som gjøres dagen etter fordi det er for tungvint underveis. Disse tingene koster tid og penger, men de koster dem stille.
Her er noen konkrete tegn på at systemet dere bruker ikke lenger holder mål:
Timeregistrering skjer i etterkant Advokater som registrerer timer fra hukommelsen samme kveld eller dagen etter mister fakturerbar tid. Det er ikke et atferdsproblem, det er et systemdesignproblem.
Dokumenter befinner seg på ulike steder Noen i e-post, noen i SharePoint, noen i systemet og noen lokalt. Ingen vet med sikkerhet hvor originalen er.
Rapportering krever manuelt arbeid Trenger du oversikt over produksjon, fakturering eller saksstatus og må eksportere til Excel for å få det? Da er systemet ikke gjort for ledelsesbruk.
AML-arbeidet er ustrukturert Hvitvaskingskontroller skjer i ulike verktøy, dokumenteres inkonsekvent og er vanskelig å etterprøve. Advokattilsynet har utarbeidet veiledning til etterlevelse av anti-hvitvaskingsregelverket.
Nye ansatte trenger for lang tid på å komme i gang Et godt advokatsystem skal redusere onboarding-tid, ikke øke den.
Hva bør du sammenligne når du bytter advokatsystem?
Mange firmaer sammenlikner systemer på feil grunnlag: antall funksjoner, pris per bruker, eller hvor fin demoen ser ut. Det som egentlig avgjør om et system fungerer i praksis er noe annet.
Integrasjoner Bruker dere Microsoft 365, et regnskapssystem, digital signering eller et KYC-verktøy? Et advokatsystem uten gode integrasjoner krever manuell jobbing i overgangene. Advisor247+ har innebygde integrasjoner mot alle dine andre verktøy, se alle våre integrasjoner her!
AML-funksjonalitet Hvitvaskingsloven stiller konkrete krav. Advisor AML er en innebygd modul i Advisor247+ som dekker kundekontroll, PEP-sjekk, sanksjonssjekk og automatisk dokumentasjon på sak, uten at du trenger et separat verktøy.
Tilgjengelighet og mobilapp Advokater jobber ikke bare fra kontoret. Advisor247 Pocket gir tilgang til timeregistrering, saker og dokumenter direkte fra telefonen.
Datamigrering Hva skjer med eksisterende klienter, saker, dokumenter og historikk? Advisor har gjennomført mange migrasjoner fra winAdvisor og andre systemer. Vi vet hva som kreves, og vi avklarer tidlig hva som er inkludert og hva som eventuelt krever tilpasning.
Opplæring og support Advisor tilbyr strukturert opplæring tilpasset kontorets nivå og behov, og norskspråklig support gjennom hele kundeforholdet.
Vanlige misforståelser om å bytte advokatsystem
«Vi mister all historikken» Advisor migrerer klienter, saker, dokumenter og timer fra det gamle systemet. Vi har gjort dette mange ganger og vet hvilke fallgruver som finnes. Hva som inngår i standardimporten avklares tidlig, slik at det ikke oppstår overraskelser underveis.
«Det tar for lang tid» Et velplanlagt bytte krever ikke at firmaet stopper opp. Advisor setter opp en klar fremdriftsplan, koordinerer uttrekk og testing, og dere styrer selv tidspunktet for go-live.
«Folk kommer til å klage» Brukermotstanden er som oftest størst mot slutten av det gamle systemet, ikke etter at overgangen er gjort. Advisor gjennomfører tilpasset opplæring i forkant som reduserer dette betraktelig.
«Vi har ikke kapasitet nå» Det er sjelden et godt tidspunkt. Firmaer som utsetter byttet i flere år fordi det aldri er rolig nok, bruker i mellomtiden tusenvis av timer på et system som koster dem mer enn det gir.
Hva koster det å vente?
Det er vanskelig å sette eksakt tall på det, men noen estimater gir et bilde:
Mange advokater registrerer ikke all fakturerbar tid. Det handler sjelden om vilje, men om friksjon: systemet er tungvint, man er på farten, eller man tenker at «det tar jeg i morgen». Et konservativt estimat på én tapt time per advokat per uke tilsvarer for et firma med fem advokater over 250 timer i året. Med en timepris på 1 500 kroner er det 375 000 kroner i tapte inntekter, kun fra timeregistrering.
Det er ikke en garanti. Men det er et regnestykke som er verdt å tenke på.
Hva skjer etter at du tar kontakt med Advisor?
Første møte er en behovskartlegging. Vi ser på hvordan dere jobber i dag, hva som fungerer og hva som ikke gjør det. Dere får en demo tilpasset deres hverdag. Ingen beslutning kreves.
Advisor har nærmere 50 prosent markedsandel blant norske advokatfirmaer med 1 til 80 ansatte. Det betyr at vi har sett de aller fleste varianter av hvordan juridiske virksomheter er satt opp, og vi vet hva som skal til for at et bytte går bra.
Les mer om selve prosessen her: bytte-til-advisor.
Ofte stilte spørsmål om å bytte advokatsystem
Når er det riktig tidspunkt å bytte advokatsystem? Når systemet koster dere mer i tapt tid og friksjon enn det koster å bytte. Konkrete tegn er manglende integrasjoner, tungvint timeregistrering, svak rapportering og ustrukturert AML-arbeid.
Hva skjer med eksisterende data når vi bytter advokatsystem? Advisor migrerer klienter, saker, dokumenter og timer fra det gamle systemet. Vi har lang erfaring med dette og avklarer hva som inngår tidlig i prosessen.
Hvor lang tid tar et systembytte? Det avhenger av firmastørrelse og datamengde, men de fleste overganger gjennomføres uten vesentlig nedetid. Dere bestemmer tidspunktet for go-live.
Kan vi beholde Microsoft 365 og regnskapssystemet vi allerede bruker? Ja. Advisor247+ har integrasjoner mot Microsoft 365, SharePoint og en rekke regnskapssystemer (Xledger, PowerOffice, Finago mm.)
Hva koster Advisor247+? Ta kontakt for prisinformasjon tilpasset deres firmastørrelse og behov.
